Hệ thống máy chấm công cho công ty có ca làm việc không cố định

Hệ thống máy chấm công cho công ty có ca làm việc không cố định là hệ thống cho các công ty, tổ chức có các ca làm việc khác nhau trong một ngày và các nhân viên sẽ được phân công làm việc ở mỗi ca khác nhau và không cố định làm ở một ca làm việc cụ thể nào.

Hệ thống máy chấm công cho công ty có ca làm việc không cố định sẽ cần phải giải quyết vấn đề tính toán đúng ca làm việc của từng nhân viên trong hệ thống mà không cần phải đăng ký từ trước của nhân viên quản trị hệ thống.

Nhìn chung, một hệ thống như này sẽ cần sự kết hợp của cả phần cứng là máy chấm công và phần mềm chấm công để giải quyết bài toán tự động tìm ca làm việc và tính toán dữ liệu chấm công về sau.

Yêu cầu từ phần cứng.

Để có thể giải quyết bài toán 1 cách hoàn hảo nhất thì yêu cầu hệ thống máy chấm công cho công ty có ca làm việc không cố định cần phải có hệ thống máy chấm công chuyên để chấm công vào và hệ thống máy chấm công chuyên để chấm công ra (tức là bố trí các máy chấm công để chuyên chấm vào ca và ra về) hoặc nếu hạn hẹp về kinh tế có thế sử dụng phím check in/out trên máy chấm công.

Lý do cho yêu cầu trên đó là việc các công ty có nhiều ca làm việc thường có các ca làm việc qua đêm (VD: Ca 1 từ 6h đến 14h, ca 2 từ 14h đến 22h và ca 3 từ 22h đến 6h sáng hôm sau) và do đó thường sẽ bị trùng các khung giờ chấm vào và ra tại cùng 1 thời điểm. Việc xác định trạng thái chấm công vào / ra ở mỗi lần chấm công là rất khó khăn nếu như chỉ sử dụng thuật toán trên phần mềm (tất nhiên là được nhưng vẫn có tỉ lệ tính toán sai).

Khi việc định nghĩ vào hoặc ra của mỗi nhân viên khi chấm công sẽ giúp cho phần mềm có được đầu vào chuẩn, tỉ lệ tính toán nhận dạng ca làm việc sẽ giảm đi rất nhiều (gần như không bị sai) nhờ việc định nghĩa trạng thái vào ra của từng lần chấm công.

Sử dụng máy chấm công vào – ra riêng biệt

Hệ thống sẽ gồm tối thiểu 2 máy trở lên. Các máy sẽ được bố trí tại 2 nơi riêng biệt, và tạo thành các máy chấm công vào và chấm công ra tách biệt hoàn toàn. Việc này giúp cho phân luồng khi chấm công được tốt hơn.

Khi nhân viên tiến hành chấm công, nhân viên sẽ tiến tới chấm công tại máy chấm công vào hoặc ra tương ứng với máy chấm công vào hoặc ra cho lần chấm công đó (khi vào làm việc thì chấm công trên máy vào, khi về thì chấm công ở máy chấm công ra).

Sử dụng phím check in/out trên máy chấm công.

Nếu không thể đầu tư hệ thống máy chấm công chuyên để chấm công vào và chấm công ra thì có 1 phương thức khác là sử dụng phím check in khi chấm công vào và check out để chấm công ra. Phương thức này sẽ giúp giảm chi phí đầu tư ban đầu như sẽ có một bất tiện đó là việc trước khi tiến hành chấm công (ví dụ quét vân tay) thì cần phải bấm vào phím Check In hoặc Check Out tương ứng trước khi chấm công vào làm hoặc ra về.

Tùy vào mỗi model máy chấm công mà phím check in/out là phím F1, F2 hoặc phím mũi tên điều hướng lên xuống hoặc trái phải.

Yêu cầu phần mềm chấm công

Hệ thống máy chấm công cho công ty có ca làm việc không cố định sẽ cần một phần mềm chấm công có thuật toán tìm ca tốt cùng với khả năng kết hợp với hệ thống máy chấm công hiệu quả. Hệ thống phần mềm chấm công sẽ cần phải lấy được được giờ chấm công vào và ra mà hệ thống đã phân biệt được từ bước bên trên.

Hệ thống phần mềm chấm công FTA là phần mềm có hệ thống thuật toán tự động tìm ca tốt nhất hiện nay. Hệ thống sẽ lấy dữ liệu đầu vào đã được phân loại vào ra từ trước bởi người dùng để xử lý tìm ca do đó tỷ lệ chính xác khi tìm ca làm việc là cực kỳ cao.

Hệ thống FTA có giao diện dễ sử dụng, hỗ trợ đa số các máy chấm công tại Việt Nam. Hệ thống có trên 19 báo cáo chấm công khác nhau và có thể mở rộng theo nhu cầu của khách hàng. FTA đang nằm trong top 5 phần mềm chấm công tốt nhất hiện nay.

Hiện tại FTA đang là giải pháp tối ưu cho các công ty có nhiều ca làm việc khác nhau trong ngày và đặc biệt là những công ty có ca làm việc xuyên đêm.