Vài mẹo nhỏ giúp bạn quản lý hệ thống chấm công một cách hiệu quả

Hệ thống chấm công là sự kết hợp của máy chấm công và phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm chấm công. Để quản lý hệ thống xuyên xuất, phục vụ tối đã cho công việc của phòng nhân sự thì đòi hỏi người quản lý cần có độ am hiểu sâu rộng về phần mềm chấm công mà mình đang sử dụng.

• Đối với công ty có nhiều ca làm việc khác nhau trong ngày, đặc biệt là những công ty có ca làm việc qua đêm thì việc quản lý ca làm việc của công nhân không hề đơn giản. Ở một vài công ty sử dụng hình thức phân ca làm việc từ trước. Các nhân viên sẽ được đăng ký ca làm việc lên phần mềm. Cách này khá thủ công và tốn nhiều thời gian làm việc cho bộ phận quản lý. Đối với các hệ thống phần mềm chấm công có hỗ trợ việc tự động tìm ca làm việc thì tùy vào từng phần mềm có độ chính xác khi tìm tự động lại khác nhau. Khi sử dụng chức năng tự động tìm ca làm việc bạn cần cấu hình sao cho hệ thống tìm ca chuẩn xác nhất có thể. Bạn có thể lắp máy chấm công vào riêng, ra riêng. Hoặc bạn có thể sử dụng phím bấm check in/out trên máy trước mỗi lần chấm công để định nghĩa chính xác giờ chấm công ra/vào của nhân viên.

• Sử dụng chức năng đồng bộ vân tay, khuôn mặt, thẻ từ lên các máy chấm công nếu công ty bạn có nhiều hơn 1 máy chấm công. Phần mềm quản lý chấm công đều có chức năng lấy về / đẩy lên các dữ liệu trên máy. Bạn hãy sử dụng chức năng này để đồng bộ dữ liệu giữa các máy. Không cần thiết phải ra từng máy chấm công để đăng ký vân tay / khuôn mặt cho nhân viên.
• Luôn sao lưu dữ liệu khi có thể. Tập cơ sở dữ liệu của phần mềm thường được đặt bên trong thư mục cài đặt của phần mềm. Hãy di chuyển tệp này đến nơi an toàn ở một cháy chủ lưu trữ dữ liệu riêng biệt của công ty bạn. Hoặc nếu không có máy chủ riêng biệt của công ty thì bạn hãy lưu tệp cơ sở dữ liệu này khác ổ C để tránh mất mát dữ liệu khi cài lại hệ điều hành.
• Hãy lưu dữ liệu dấu vân tay, khuôn mặt từ máy chấm công về phần mềm để tránh trường hợp máy chấm công của bạn bị hỏng. Bạn sẽ phải lấy lại dấu vân tay của toàn bộ nhân viên.